Come Scegliere la Location giusta

Buongiorno Care lettrici,

come preannunciato nella mia rubrica “Super Planner al vostro soccorso” ho deciso di scrivere un articolo sull’argomento Location, o meglio:

COME SCEGLIERE LA LOCATION PERFETTA PER IL VOSTRO MATRIMONIO

Di seguito vi illustrerò tutte le informazioni, idee, consigli e le domande da porre ai location manager quando andrete a vedere le location.

Bene, partiamo! Carta e penna alla mano oppure un bel copia e incolla J

ATTENZIONE! La location che sceglierete rispecchierà i vostri gusti, la vostra personalità, che sia elegante, moderno, country, campagnolo, etc etc e diventerà per voi il luogo del vostro cuore.

(Scriverò un altro articolo a parte, sui tipi di stile dei matrimoni, allestimenti, arredi, mise en place, coordinato matrimonio, unica parola file en rouge).

La location si sceglie sicuramente in 2 modi:

1. con il cuore e la pancia, spesso è un colpo di fulmine, crea in voi una forte emozione e vi catapulta ad immaginare la location il giorno del matrimonio, tutto allestito come lo desideriate, voi vestiti da sposi e gli ospiti che vi accolgono all’arrivo.
2.  con la razionalità per capire se la location è funzionale in tutti i suoi aspetti e rispecchia il vostro budget. Consiglio! Fatevi bene i conti prima, senza dover fare il passo più grande della gamba, altrimenti spederete troppo per la location e dopo dovrete risparmiare sul resto dell’organizzazione, dai fiori ai vestiti fino ai dettagli che sono la cosa più bella del matrimonio perché rispecchiano i vostri gusti e la cura per l’ospite.

Vediamo subito come!

Come Scegliere la Location giusta: Location per matrimoni, ecco la tua guida completa

L’obiettivo di questo articolo, dunque, è darti una mano a scegliere la location per il tuo matrimonio più giusta per te, il tuo futuro marito e per il tipo di festeggiamenti che avete intenzione di organizzare e condividere con i vostri ospiti. 

1. Selezionare le Location
2. Quando prenotare la location per le nozze?
3. Le domande che ti chiederà il Location manager
4. Le tipologie di location per matrimoni
5. Scegli in base al piano A, ma non tralasciare quello B
6. Le 39 domande da fare alla location prima di prenotarla

1. Selezionare le location

Primo step per organizzare il matrimonio è la scelta della location. La prima domanda che ti sarai sicuramente fatta sarà:

“Come scelgo la location giusta per il mio matrimonio?”.

Ci sono degli aspetti che devi tenere in considerazione e delle domande che dovrai porre al proprietario della struttura. Vediamo prima di tutto gli aspetti e successivamente le domande da fare.

2. Quando prenotare la location per le nozze?

Il mio consiglio è il primo passibile, cioè circa un anno prima.

3. Le domande che ti chiederà il Location manager

Intanto diciamo subito che il location manager (iniziamo subito a parlare in linguaggio nel mondo del wedding), è colui che gestisce la villa oppure il proprietario, alcune volte è la stessa persona, altre sono persone diverse.

Ti porrà delle domande a cui tu insieme al tuo futuro marito vi sarete fatti a monte.

Di seguito le domande:

• In che stagione vi sposerete?
• Pranzo o cena?
• Nel we o infrasettimanale?
• Numero degli invitati, divisi per adulti e bambini
• Matrimonio all’aperto?
• Matrimonio religioso o civile?
• Budget a disposizione?

Vediamo in dettaglio alcune voci

 In che stagione vi sposerete?

Se si tratta di mesi estivi, puoi organizzare il ricevimento all’aperto. Se, invece, deciderai di sposarti in autunno o inverno, meglio che la location abbia più di una sala e spazi interni adeguati e che ti piacciano! Soprattutto ti consiglio di scegliere spazi ampi e non piccole salette, almeno non per la parte seduta, quindi la cena o il pranzo.

Pranzo o cena?

Importante anche questo tipo di scelta per capire meglio alcuni aspetti della villa. Se fosse il pranzo attenzione a scegliere un posto che abbia un bel giardino ma con degli alberi per fare ombra sui tavoli e i buffet altrimenti il sole potrebbe far venire un’insolazione, dar fastidio e causare dei disagi agli ospiti, altrimenti pensare ad organizzare i buffet con degli ombrelloni o gazebi. Verificare che internamente alla sala dove si mangerà ci sarà l’aria condizionata altrimenti i vostri ospiti sentiranno caldo.

Se invece preferite la cena mi raccomando verificate l’illuminazione della villa, altrimenti stare al buio e non è piacevole mangiare senza vedere quello che c’è nel piatto. Non lo date per scontato perché è un errore che si fa spesso. Per illuminare la villa esiste una figura professionale dedicata, che si chiama Wedding Light Design.

Nel week end o infrasettimanale?

Se decidete di sposarvi di venerdi, sabato o domenica le location hanno un costo diverso rispetto all’infrasettimanale, cioè dal lunedi al giovedi.

Numero degli invitati, divisi per adulti e bambini

Questa è la prima domanda che vi dovete porre prima di iniziare qualsiasi ricerca. Non tutte le location hanno la possibilità di ospitare un numero importante di invitati. In media le location non ospitano più di 120/140 invitati. Quindi se il numero degli inviatati aumenta la ricerca si stringe.

Matrimonio all’aperto?

Devi capire in che tipo di spazio ti piacerebbe si svolgessero i festeggiamenti all’aperto.

• Ti piacerebbe un prato all’inglese ?
• In un giardino all’italiana ?
• In un una location vista mare ?
• Immersa nei boschi ?
• con un panorama mozzafiato, come lago, mare, paesaggio ?

Già con queste informazioni il cerchio della ricerca si stringe.

Matrimonio religioso o civile?

Bisogna subito iniziare a dire che da qualche anno le strutture si sono adeguate alla domande degli sposi, cioè poter celebrare il rito civile, sia autentico che simbolico, alcune anche per celebrare l’unione religiosa officiata dal prete nella stessa struttura dove si svolgerà il ricevimento. Quindi quando dovere scegliere la location attenzione a chiedere se hanno uno spazio per celebrare il rito o se c’è una chiesa per celebrare il rito religioso.

Che budget hai a disposizione?

Altro aspetto importantissimo, quanto vorrete spendere a persona per offrire il banchetto nuziale?

Anche in questo caso avrai una prima scrematura, certamente non selezionerai location con budget più alto.

Sono molte le location che mettono a disposizione soltanto i loro spazi: ciò significa che nel totale delle tue spese dovrai considerare i costi di affitto e che dovrai trovare un fornitore a parte per il servizio di banqueting. 

Sapere quindi quanto puoi spendere per l’eventuale affitto della location e il costo del pranzo/cena non è un aspetto da considerare secondario. Le location lavorano in 2 modi:

1. affitto solo della villa, successivamente ingaggiare un banqueting
2. villa con cucina interna

ATTENZIONE cos’è un banqueting? È un’organizzazione per ricevimenti, formata da persone professioniste per capite tutto l’aspetto organizzativo, tra materiale da affittare, mise en place, menù personalizzati per gli sposi, e organizzazione della squadra per il giorno dell’evento,  tra chef, brigata e mentre di sala. Il banqueting cucina espresso nella cucina industriale della villa.

4. Tipi di Location per matrimonio

Di seguito elenco alcuni tipi di location. Essi sono suddivisi in tipologie diverse. In base ai vostri gusti personali e di coppia selezionerete sicuramente la struttura dove vorrete festeggiare il vostro matrimonio, da esso si svilupperà anche il vostro mood del matrimonio.

• castello
• villa
• palazzo nobiliare
• borgo
• masseria
• baglio
• agriturismo
• casale
• resort
• relais
• ristorante/sala ricevimenti
• hotel

Quale sarà il mood/tema delle nozze?

Importante questa scelta, domanda da porti in contemporanea con il precedente punto e ciò la scelta della location.

Esempio, se scegli un castello sicuramente sarà un matrimonio principesco, già il castello ha una sua importanza storia, sarà sicuramente un matrimonio romantico. Oppure scegliere un agriturismo sarà sicuramente un matrimonio country, e così via.

5. Piano A e piano B in una location!

Cosa significa piano e A e piano B???

Il piano A è il luogo della villa dove vorrete scegliere di svolgere il vostro matrimonio.

Solitamente si fa un bel buffet di benvenuto con degli antipasti a buffet in un bel giardino all’aperto, con varie isole a tema, che sia affettati, angolo dei formaggi, pesce etc etc e l’angolo della buvette, in un secondo momento si entra in sala per il pranzo/cena e successivamente si ritorna all’ambiente inziale dove si è svolto l’antipasto, ma questa volta per degustare il buffet di dolci e taglio della torta.

Questo sarà il piano A, cioè se il tempo è a vostro favore per vivere il matrimonio una parte all’aperto e una parte al chiuso.

Ma se piovesse? Non sottovalutare il piano B e pensate come può essere organizzato, così che il giorno del matrimonio non avrete brutte sorprese.

Ecco 2 domande importanti da chiedere al responsabile della villa:

1. Lo spazio interno è grande abbastanza da contenere tutti gli invitati e lasciarci libertà di movimento?
2. Ci sono almeno 2 ambienti chiusi dove svolgere gli antipasti/buffet e il ricevimento in un’altra sala? Perché 2 sale? Una dove si svolgerà la parte del buffet degli antipasti e successivamente dei dolci e una sala dove ci sarà il banchetto nuziale, quindi il pranzo o la cena. Sicuramente la sala dove ci sarà il banchetto dovrà essere capiente, possibilmente senza colonne al centro della sala, in modo tale che tutti gli invitati possano vedere gli sposi.

Attenzione! In alcune Ville, soprattutto in Ville antiche e storiche non ci sono grandi spazi ma salette dove disporre i tavoli. Pensaci! Ti piacerebbe dividere gli inviati sparsi in più salette

6. Le 39 domande da fare alla location per matrimonio

Finora vi ho spigato come mettere a fuoco i punti principali per poter iniziare a cercare una location prima nel web e fare una prima scrematura. Ora passiamo alla seconda fase, prende appuntamento e andare a fare dei sopralluoghi per vedere bene gli spazi dal vivo e porre le domande che ora vi elencherò.

Cosa chiedere alla location del matrimonio prima di prenotarla: 

01. Qual è la capienza della location?

Informati sul numero (minimo e massimo) delle persone che la struttura può ospitare.

02. L’affitto della location ha un costo a parte rispetto pranzo/cena?

03. La location viene data in uso esclusivo o ci sono più eventi durante la giornata? E il costo dell’extra time?

 Potrebbero esserci, infatti, i festeggiamenti di altri matrimoni in concomitanza del tuo, oppure divino la giornata con un matrimonio a pranzo ed una a cena oppure danno la villa  in esclusiva per tutto il giorno. Fondamentale sapere a che ora possono arrivare gli inviati e a che ora bisogna andare via, altrimenti scatta il famosa EXTRA TIME, per ogni ora che rimani in più a un costo,

04. In caso di maltempo, ci sono almeno 2 sale interne in grado di contenere tutti gli ospiti?

05. È ammesso ogni tipo di decorazione?

06. Si può celebrare la cerimonia civile o quella simbolica?

07. C’è uno spazio a parte per i bimbi?

Se ci sono almeno 5 bambini vi consiglio, ma spesso anche la location, a volte anche obbligatorio prendere l’animazione per bambini. Per ben 2 semplici motivi. Sicuramente i bambini non vanno in giro nella location da soli, con la possibilità di farsi male se ci sono dei pericoli e secondo perché i genitori possono godersi il matrimonio con gli sposi e gli altri amici/parenti senza doversi preoccupare di guardare i propri bimbi. Quindi organizzare un tavolo ad hoc per loro, con un bello spazio dove potersi sbizzarrire e giocare. 

08. Fatevi mostrare i servizi, bagni e cucina industriale

09. La location ha un parcheggio o ce ne sono in zone vicine? 

Controllare che ci sia un parcheggio capiente e sapere se c’è un parcheggiatore e quanto cosa. Di solito sono spese extra.  Se non c’è il parcheggio verificare se nei dintorni ci siano parcheggi e che  non sia a pagamento, in tal caso organizzarsi con navette e bus. 

10. La location ha il banqueting interno o esterno?

11. Si può fare una prova menù? Quando e come? Cosa assaggerete? Solo gli sposi o anche i genitori degli sposi?

12. Come verrà svolto il servizio al tavolo?

Informati se sarà alla francese, all’italiana o all’inglese.

13. I camerieri passeranno una seconda volta tra i tavoli per offrire il “bis”?

14. C’è la possibilità di avere menù a parte per intolleranti e/o vegetariani o vegani?

15. Sono previsti sconti per i menù bambini e i menù operatori?

Chiedi se è possibile offrire a fotografi, videomaker e musicisti un menù a parte, che costa meno. Informati anche su quanto costa e cosa comprende quello per i più piccoli.

16. Quando e come dobbiamo comunicare allergie, intolleranze o preferenze?

17. Quali sono i servizi inclusi e quelli esclusi?

Soprattutto se si tratta di location con catering interno, molte fanno rientrare nel costo totale le bevande illimitate, la torta nuziale, le stoviglie e il tovagliato, i menù stampati, i centrotavola, il tableau de mariage, l’attrezzatura da cucina e il personale addetto comprensivo di sommelier. 

Tra i servizi che si tendono ad escludere nel conteggio del costo, invece, ci sono eventuali allestimenti esterni (gazebo, tenso-strutture, sedute da esterni, ecc.), l’Open Bar e, in alcuni casi, anche la torta nuziale.

18. La torta nuziale è compresa nel prezzo?

19. L’angolo della confettata lo allestisce lo staff della location?

20. L’Open Bar è considerato nel prezzo o ci sono costi aggiuntivi?

Il costo dell’Open Bar non sempre è incluso nei servizi offerti dalla location o dal banqueting. Il più delle volte dipende dal numero di persone per cui lo metterai a disposizione.

Quella di pagare una quota per invitato non è, però, l’unica soluzione: alcuni baristi propongono di accordarsi sul numero di consumazioni da offrire agli invitati e saranno poi i responsabili del bar a monitorare i bicchieri riempiti. Così facendo, tutti i drink extra al numero pattuito dovranno essere pagati a parte.

21. I centrotavola sono compresi nel prezzo o devo farli fare al fiorista?

22. Se voglio un particolare allestimento o mise en place, devo pagare di più?

Vuoi un particolare tovagliato o preferisci un tavolo imperiale rispetto a quelli tondi? Hai un’idea particolare sull’illuminazione? Allora, informati se e quanto costa in più usufruire di questi particolari allestimenti e se il prezzo tiene conto anche delle opere di montaggio e smontaggio. Potrebbe succedere, infatti, che la location non abbia questa attrezzatura in dotazione e, dunque, bisognerà affittarla.

Non dimenticare di chiedere se puoi fare un sopralluogo uno o due giorni prima del ricevimento per addobbare la sala come più ti piace!

23. È prevista l’animazione per i bambini?

24. Chi coordina i tempi della giornata?

Avere un referente unico, che sarà responsabile di dettare i tempi del ricevimento, è importante. Ti permetterà, infatti, di avere una sola persona con cui parlare e confrontarti in ogni momento del giorno delle tue nozze; a cui rivolgerti soprattutto nel caso di richieste dell’ultimo minuto! Una nuova figura degli ultimi anni è proprio la wedding planner che segue gli sposi un anno prima e che il girono del matrimonio coordina l’evento dal mattino, quindi dalla chiesa al pranzo/cena nuziale. Scandendo i tempi giusti e risolvendo gli imprevisti della giornata.

25. Fino a che ora si può suonare?

26. Quali sono i costi della Siae?

27. C’è la possibilità di lanciare palloncini, lanterne o fiochi d’artificio?

28. si può alza il drone?

29. Questa location per matrimonio ha una suite matrimoniale?

Questa domanda è fondamentale se tu e il tuo futuro marito avete intenzione di restare a dormire, per la vostra prima notte di nozze, nella location.

30. Ci sono camere per il pernottamento degli ospiti?

Ci sono coppie che decidono di offrire il pernottamento anche ad alcuni amici con cui prolungare i festeggiamenti fino a notte fonda e, addirittura, l’indomani. Se questo è il tuo caso, allora domanda pure!

31. Ci sono convenzioni con alcuni fornitori?

32. Ci sono fornitori “imposti”?

Non è insolito trovare le location che lavorano in esclusiva con alcuni precisi fornitori. Si tratta di collaborazioni decennali, che hanno il pregio di garantire agli sposi una macchina di lavoro rodata e quindi un’organizzazione del matrimonio impeccabile, perché ormai testata nel tempo. 

33. Quali sono i prezzi delle singole voci con e senza Iva?

Attenzione i preventivi nel mondo del wedding vengono sempre dichiarati senza iva, per tanto bisogna sempre aggiungere l’iva al 10% per il banqueting e il 22% per il resto degli altri fornitori

34. Qual è il costo totale del ricevimento, comprensivo di Iva?

35. A quanto ammonta la caparra?

36. Quali sono le modalità di pagamento e saldo?

Accertati se tra l’acconto e il saldo finale (da pagare il giorno del matrimonio) ci sono delle rate intermedie. Se così fosse, fatti dire anche a quanto ammontano e quando dovranno essere corrisposte.  

37. Se alcuni invitati non si presentano all’ultimo minuto, che succede?

Solitamente bisogna dare 2 settimane prima il numero delle persone che confermano al presenza al matrimonio. Ma se c’è qualche forfait all’ultimo momento? Pagherete comunque il pasto oppure vi potranno fare lo sconto o pensare di usare quei soldi in un altro modo magari con u nservizio extra?

38. Con quanto anticipo va confermata la lista degli invitati?

39. E se il matrimonio viene cancellato, cosa succede?

Purtroppo non è più una domanda da sottovalutare vista la pandemia, sperando ovviamente che non sia un annullamento definitivo del matrimonio, ma uno spostamento.

Capire comunque come muoversi in caso di annullamento del matrimonio, è previsto un servizio di cancellazione che ti permetta di recuperare parte – seppur minima – del denaro già speso!

Con questa ultima domanda concludo qui il mio articolo per voi. Spero sia stato d’aiuto.

Se ti trovi in difficoltà oppure hai dubbi e domande scrivimi pure! Sono a tua completa disposizione.

ti abbraccio

Valeria Gramegna by PerfettamentEventi

“Non disegno i vostri eventi, disegno i vostri sogni”